Conferir documentos

O que você vai aprender

• Onde ver os documentos de cada fornecedor e a situação de cada um.
• Como aprovar ou recusar o que o fornecedor enviou pelo link.
• Como registrar um documento que chegou por outro caminho (e-mail, papel, portal do órgão).
• Como saber o que está vencendo ou vencido sem abrir fornecedor por fornecedor.

Quando usar

• O fornecedor respondeu ao pedido de documentos e a aba Documentos mostra o selo Para conferir.
• Você recebeu uma certidão por e-mail ou baixou do site do órgão e quer guardá-la na ficha.
• O topo de Meus fornecedores avisa "documento(s) para conferir", "documento(s) vencido(s)" ou "documento(s) vencendo".

Antes de começar

• O fornecedor precisa ter uma categoria com os documentos exigidos. As categorias e os tipos de documento ficam em Fornecedores > Configurar.
• Se você pediu os documentos por link, o pedido já foi feito em Pedir documentos ao fornecedor.

Passo a passo

1. Abra a ficha do fornecedor. No menu Fornecedores, entre em Meus fornecedores e clique no nome da empresa. Para ver só quem tem pendência, use o filtro Documentos pendentes ou clique no aviso "documento(s) para conferir" no topo da tela.

2. Entre na aba Documentos. O número em vermelho ao lado do nome da aba soma o que falta, o que venceu e o que está para conferir. Cada documento exigido pela categoria aparece numa linha, com um selo: Válido, Recebido (documento sem validade), Vence em breve (1), Vencido, Falta (2) ou Para conferir.

   

3. Confira o que o fornecedor enviou. Na linha com Para conferir, aparece um quadro azul com a data do envio e a validade que o fornecedor informou. Clique em abrir o arquivo e leia o documento. Depois clique em Aprovar, corrija Emitido em e Válido até (confira no arquivo) se for preciso e clique em Aprovar documento. A validade que vale é a escrita no documento, não a que o fornecedor digitou.

4. Recuse quando o documento não serve. Clique em Recusar, escreva o motivo (por exemplo, "certidão vencida" ou "arquivo ilegível") e clique em Recusar e pedir de novo. O fornecedor recebe o motivo por e-mail e um link novo para enviar outra vez.

5. Registre você mesmo um documento. Se o documento chegou por outro caminho, clique em Registrar (3). Escolha o tipo na lista (ou Outro documento (só deste fornecedor) e dê um nome), preencha Emitido em e Válido até, clique em Anexar o arquivo e depois em Registrar documento. Sem arquivo, escreva na observação onde o documento está guardado. Se ainda falta algo, use Solicitar ao fornecedor (4) para mandar um novo link.

   

6. Baixe um documento quando precisar. Clique no nome do arquivo, ao lado do clipe, na linha do documento. O arquivo é baixado com o nome original.

O que acontece depois

• Documento aprovado ou registrado passa a valer e substitui o anterior do mesmo tipo. O anterior não some: fica no histórico.
• Cada aprovação, recusa e registro entra na aba Histórico da ficha, com a data e, em equipes, quem fez.
• Quando o documento entra no prazo de aviso do tipo (30 dias, se você não mudou em Configurar) ou vence, o sistema abre a tarefa "Renovar documento" para esse fornecedor e manda o aviso no e-mail diário de lembretes.
• A tarefa "Renovar documento" é encerrada sozinha quando você registra ou aprova um documento novo do mesmo tipo.
• Os documentos em vigor, os recusados no período e os obrigatórios que faltam entram no relatório para auditoria.

Dicas e erros comuns

• "Informe a validade escrita no documento." O tipo de documento tem validade e a data ficou em branco. Preencha Válido até.
• "Anexe o arquivo ou anote onde o documento está guardado." Ao registrar, você precisa de um arquivo ou de uma observação.
• Documento enviado pelo fornecedor não vale enquanto você não aprovar. Até lá, ele aparece como Para conferir e conta como pendência.
• Arquivos aceitos: PDF ou imagem, até 10 MB.
• O ícone da lixeira apaga o documento. Prefira registrar um novo: assim o anterior fica no histórico.
• Se a lista mostra "Escolha a categoria para ver os documentos exigidos", escolha a categoria no campo Categoria, no alto da aba.